+38 (044) 564-77-33, +38 (095) 617-41-15, +38 (066) 986-85-23, +38 (073) 218-42-21

Система управления автотранспортом

Повышайте рентабельность и эффективность использования вашего автопарка
jSolutions Автотранспорт 1

Учет автотранспорта

Модуль jSolutions позволяет вести учет автотранспорта, осуществлять управление автотранспортным предприятием (АТП), компанией и подразделением с использованием облачных технологий. Такие организации и компании имеют в управлении парк разнообразной техники, легковых и грузовых автомобилей, служебного и спецтранспорта, автобусов, машин, механизмов специального назначения. В зависимости от типа компании, характер использования транспортных единиц может сильно различаться. Для дистрибьюторской компании автотранспорт используется для своевременной доставки товаров по маршрутам. Станция скорой медицинской помощи обеспечивает оперативное прибытие бригады и при необходимости транспортировку в медучреждения. Строительная компания соединяет функции грузоперевозчика и услуг спец техники на объектах строительства. Примеров еще можно привести множество. Но всех их объединяют типичные бизнес-процессы характерные практически для всех.

Оптимизируйте затраты

Прежде чем выехать на маршрут транспортное средство должно находится в исправном техническом состоянии, водитель(экипаж) должны пройти осмотр врача, в наличии должен быть путевой лист, действующий страховой полис, маршрут движения. Немаловажно где и каким топливом будет заправлено транспортное средство, когда сделано плановое ТО, соответствуют ли автошины сезону эксплуатации, в каких условиях работают машины и механизмы, какую норму списания топлива применить к каждой из них? Решение jSolutions позволяет получить представление о рентабельности предприятия, автоматизировать составление графиков ТО, снизить уровень злоупотреблений со стороны персонала, получать отчеты и содержательную аналитику, вести амортизацию и износ, вести учет автомобиля в разрезе:

  • ГСМ
    Учет топлива и ГСМ позволяет использовать в модуле "Автотранспорт" разные нормы расхода топлива на каждый автомобиль в разных условиях эксплуатации. Например, горная местность, работа с грузом, движение без груза и т.д.
  • Путевых листов
    Формирование путевых листов в системе позволяет легко и быстро фиксировать базовые параметры для выезда автомобиля по заданию, на маршрут и в пункты назначения. В системе фиксируется пробег в начале маршрута, количество топлива в баке, а по возвращении - регистрируется пробег и остаток топлива. Также фиксируется маршрут движения, водители или экипажи, совершающие рейс, время выезда, возвращения и т.д. Согласно внесенным параметрам путевой лист можно печатать как сразу после внесения данных, так и откорректировать после возвращения.
  • Маршрутов
    Маршруты в системе позволяют накапливать перечень населённых пунктов, регулярных пунктов назначения и сохранять типовые (базовые) маршруты для облегчения работы логиста.
  • Запчастей
    Учет запчастей, устанавливаемых на автомобиль, производится в количественных и стоимостных параметрах в привязке к автомобилям, на которые они устанавливаются. Для комплексного ведения запасов система интегрирована с модулем Склад.
  • Аккумуляторов
    Учет аккумуляторов ведется в привязке к автомобилям, на которые они установлены. Параметры картотеки аккумуляторов позволяют корректно отслеживать эксплуатационные сроки и периоды плановой замены.
  • Шин
    Картотека шин ведется в разрезе сезонности шин (зима, лето, всесезонные), размеров, комплектов шин (2/4/6/8 и т.д.), даты изготовления, даты взятия на учет, сроков эксплуатации и ресурса эксплуатации по пробегу. В модуле "Автотранспорт" контролируется пробег шин в привязке к автомобилю, на котором они установлены. Также контролируется срок годности шин на хранении.
  • Ремонтов
    Учет ремонтов в системе производится несколькими способами. Возможна фиксация ремонтов и работ, выполненных на собственной СТО. Возможна фиксация ремонтов и работ, проведённых на других сервисных станциях на основании актов выполненных работ. Данные по ремонту и сервисам фиксируются в привязке к каждому автомобилю.
  • Доходов и расходов
    Учет доходов и расходов в разрезе рейсов, автомобилей и водителей. Дополнительных расходы по путевым листам. Расходов на техническое содержание автомобилей. Доходы полученные от заказов. Консолидация показателей по доходам и расходам через формирование управленческой отчетности.
 
 
jSolutions Автотранспорт 3
jSolutions Автотранспорт 3
GPS мониторинг и интеграция с оборудованием.
Местоположение при помощи GPS
Развитие электроники делает возможным ее эффективное применение в автоматизации, учете автотранспорта, управлении АТП и транспортным предприятием. Перечень оборудования достаточно широк, вопрос не только в инвестициях в его приобретение и установку, но и в получении экономического эффекта в течении расчетного периода. Так, обеспечив подвижной состав видеорегистраторами можно существенно сэкономить на юридических услугах, судебных издержках, ремонтах и материальной ответственности в случае возникновения ДТП. Использование различных температурных датчиков снизит потери от возможной порчи перевозимых грузов. Топливные датчики исключат «слив» топлива. Система jSolutions для управления и учета автотранспорта обеспечивает также интеграцию с камерами наблюдения в тандеме с автоматическими шлагбаумами и воротами. Распознавание автомобиля происходит по номерному знаку, система сопоставляет его с базой разрешенных номеров и в случае совпадения открывает шлагбаум на въезд или выезд. Для повышения безопасности, на экране охранника или диспетчера, в момент считывания, появляется информация из базы зарегистрированных авто (фото автомобиля, модель, цвет, марка), которые позволяют сделать сопоставление с тем автомобилем, который въезжает/выезжает фактически. Кроме этого система jSolutions интегрируется с GPS системами, визуализируя маршрут водителя и транспортного средства на карте. При этом не составит труда увидеть временной график скорости автомобиля на маршруте, пробег, отклонение от маршрута, превышение времени остановки, тем самым нивелируя возможные злоупотребления водителей транспортных средств.
 

Кому и для чего полезна система?

Модуль, несмотря на то, что предназначен решать узко специализированные задачи ориентирован на достаточно широкий круг пользователей. Это и руководитель или владелец компании, руководитель транспортного подразделения, главный инженер, логисты, специалисты по закупкам, бухгалтера ведущие учет по транспорту, менеджеры обрабатывающие заказы. Интеграция с другими модулями системы, в т.ч. программа складского учета автозапчастей, бухгалтерия, зарплата, консолидация, существенно расширяют возможности и сферу применения модуля. Функциональные возможности решения охватывают:

  • Учет заказов на транспортное обслуживание и аренда;
  • Учет заказов на перевозку с калькуляцией себестоимости и расчетом рентабельности перевозки грузов;
  • Упрощенное или детальное планирование маршрутов;
  • Формирование единого путевого листа (ПЛ) на автомобиль с прицепом и возможностью ведения независимого учета пробега прицепа;
  • Оформление, обработка путевых листов и международных путевых листов (Форма №1), для грузового и легкового автомобилей (Форма №2, №3);
  • Расчет нормативного/фактического расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов;
  • Поправочные коэффициенты для расчета топлива исходя из температуры окружающей среды, маршрута передвижения (трасса/город), загруженности автомобиля (перевозка груза), режима эксплуатации;
  • Интеграция с погодным сервисом для получения актуальной информации по маршруту движения и применения соответствующих поправочных температурных коэффициентов;
  • Авансовые отчеты по данным о заправках ГСМ путевого листа и по расходам, связанных с командировкой в разрезе валют и стран, через которые проходят маршруты;
  • Расчет выработки в путевых листах с дальнейшей обработкой информации (по параметрам пробега, тоннажа, грузооборота, простоев, времени в пути);
  • Учет планового технического обслуживания и графиков ТО;
  • Калькуляция цены ремонтных работ. Планирование ТО с контролем по сроку и пробегу. Заказы на ремонт, создание ремонтного листа и акта выполненных работ;
  • График замены аккумуляторов;
  • Учет автомобильных шин по сезону, нагрузке (грузовой, легковой) пробегу и нормативному износу;
  • Учет проведения ремонтов;
  • Загрузка данных из внешних источников (E100, UTA) по детализации заправок ГСМ, оплаты дорог и других услуг;
  • Учет горючего приобретенного (за нал./безналичные, по талонам, отпущенного со склада или полученного у третьего лица);
  • Учет оказанных услуг и выполненных работ по заказчикам;
  • Учет страховых полисов;
  • Получение автоматических уведомлений об окончании срока действия страховых полисов (ОСАГО, КАСКО) и разрешительных документов.
  • Учет ДТП с фиксацией всех участников, справок, страховых выплат.
  • Экспорт данных с ПЛ по расходам топлива и дополнительным расходам в бухучете в разрезе валют, стран и видов услуг;
  • Формирование счетов, актов для заказчиков на основании заказов на перевозки;
  • Расчет заработной платы водителей по данным ПЛ с учетом побега, времени пребывания за границей или в Украине;
  • Гибкий алгоритм расчета суточных, командировочных и доплат за перевозку опасных грузов по данным ПЛ.
jSolutions Автотранспорт 2

Рабочее место диспетчера и заправщика

Для решения оперативных задач работы транспортных подразделений предприятий и компаний в системе реализованы функции позволяющие поставить на поток обработку и фиксацию целого ряда параметров, являющихся ключевыми для оперативного учета. При наличии собственной заправочной станции, сотрудник АЗС обеспечивает фиксацию и запись данных в электронном путевом листе системы по количеству и виду топлива, после заправки автомобиля. Диспетчер - фиксирует показания одометра перед выездом на маршрут и по возвращении с маршрута, а также проводит фиксацию остатка топлива (в т.ч. по топливным датчикам). Фиксация этих показателей в системе существенно расширяет возможности анализа данных, повышения рентабельности и снижения злоупотреблений.

Отчеты и аналитика

Анализ деятельности компании всегда сопряжен с формированием целого ряда отчетов и сводок. На основании первичной отчетности удобно консолидировать информацию и формировать управленческие показатели. Так и в программе jSolutions для автотранспорта, используя графический редактор, можно построить целый ряд отчетов, в том числе:

  • Ведомость транспортных услуг;
  • Реестр движения путевых листов;
  • Путевой лист;
  • Ведомость затрат топлива;
  • Контроль путевых листов;
  • Отчет о работе автотранспорта;
  • Эксплуатация транспортного средства;
  • Учет аккумуляторов;
  • Учет автопокрышек;
  • Планирование ТО;
  • Сводная ведомость по материалам;
  • Таблица потребности в запчастях для ремонта.
 
 

Выбрав для бизнеса эффективное отраслевое интернет решение с широкими функциональными возможностями jSolutions, которое позволяет не только комплексно управлять автопарком, но и вести gps трекинг транспорта, Вы получаете не только надёжного партнёра в Украине, но и эффективный инструмент автоматизации бизнес-процессов организации.

Загрузить буклетТестовый доступ

Об «Excel-терапии» и окончательном прощании а вражеским софтом

Давайте будем честными: Excel-таблицы — это гениальное изобретение, но они не созданы для управления автопарком. Когда у вас пять машин, это еще работает. Когда пятьдесят — ваш рабочий день превращается в бесконечную игру «найди, где слетела формула». Один случайный пробел в ячейке, одна удаленная строка — и вот ваш отчет показывает, что фура потребляет топлива меньше мопеда, а затраты на запчасти превышают стоимость самого авто. Это не работа, это постоянное тушение пожаров, где главный инструмент — ваша интуиция, а не цифры.

Отдельный вопрос — вражеский софт. Мы все понимаем ситуацию: это не просто неудобно, это токсично. Использовать софт страны-агрессора сегодня — не только вопрос этики, но и огромный технический риск. Отсутствие обновлений под украинское законодательство, проблемы с безопасностью данных и вечное ожидание того, что завтра программа просто не загрузится.

Переход на jSolutions — это не «очередная революция», о которой кричат маркетологи. Это банальная гигиена вашего бизнеса. Мы предлагаем путь, где данные вводятся один раз, хранятся надежно, а вы наконец перестаете быть «заложником таблиц». Это переход от хаоса к управляемому процессу, где каждая цифра занимает свое место, а не болтается сама по себе.

 
jSolutions Управління автотранспортом 2

Управленческий учет против бухгалтерского: как увидеть реальные деньги

Большинство программных решений на рынке заточены под бухгалтерию или под GPS-трекинг: чтобы налоговая была довольна, отчеты сданы, а дебет с кредитом сошелся. Но дает ли это вам ответ на вопрос: «Сколько я реально заработал на этом конкретном рейсе?». Обычно нет. Бухгалтерия смотрит в прошлое, а управленческий учет в jSolutions — это ваш инструмент для принятия решений здесь и сейчас.

Мы создали систему, где функционал адаптирован под реалии перевозок. Вы видите рентабельность каждого авто, учитывая не только топливо, но и амортизацию, зарплаты водителей, суточные и неочевидные расходы. Это позволяет прекратить работу с убыточными направлениями, которые раньше «маскировались» общим валовым доходом. Вы получаете не просто сухие цифры, а четкую картину того, куда уходят ресурсы.

Главная фишка — полная интеграция с модулями jSolutions. Вам не нужно покупать отдельный софт для склада, отдельный для кадров и еще какой-то для CRM. Все работает в единой экосистеме. Когда менеджер закрывает рейс, данные попадают в финансовый отчет, списывается топливо и начисляется износ шин. Никаких двойных перекладываний бумажек с одного стола на другой. Это и есть та самая автоматизация бизнес-процессов, которая освобождает время для развития компании, а не для проверки чужих ошибок.

Склад, сервис и топливо: как прекратить игру в «верю — не верю»

Для мастеров по ремонту и менеджеров по эксплуатации jSolutions становится «цифровым помощником», который ничего не забывает. Сколько раз бывало: машина встает на ремонт, а нужной запчасти на складе нет, хотя «кто-то говорил, что была»? Или когда водитель приезжает на ТО на неделю позже, потому что «забыл посмотреть на одометр»? Наша система автоматически отслеживает пробеги и моточасы, заранее напоминая о сервисе. Вы видите историю каждой гайки, каждого установленного агрегата. Это убивает на корню ситуации с «левыми» запчастями или необоснованными списаниями.

С топливом еще интереснее. Бухгалтер по учету топлива обычно проводит полжизни, сверяя чеки АЗС, данные GPS и путевые листы. jSolutions автоматизирует этот процесс. Система подтягивает данные, сравнивает фактическое потребление с нормативным и мгновенно подсвечивает аномалии. Если где-то произошел несанкционированный слив или водитель вдруг начал жечь на 5 литров больше — вы узнаете об этом первыми.

Это создает атмосферу здоровой прозрачности. Когда персонал знает, что каждый литр и каждая деталь под контролем системы, желание «оптимизировать» расходы в свою пользу исчезает само собой. Вы получаете контроль над остатками на складе в реальном времени и четкую отчетность, которая не требует дополнительных проверок. Это спокойствие, которое стоит гораздо больше, чем любой софт.

 
jSolutions Управління автотранспортом 2

От слов к делу: почему стоит нажать кнопку уже сейчас

Мы могли бы написать еще десять страниц о том, какие мы классные, но знаем, что вы люди дела. Лучший способ понять, подходит ли вам система — это увидеть ее «под капотом». Мы не предлагаем вам «кота в мешке» или скучные презентации на 4 часа с бесконечными слайдами. Мы предлагаем живой диалог.

Во время персональной презентации мы пройдемся именно по вашим болям. Покажем, как в вашем случае будет выглядеть учет рейсов, как заработает склад и как вы одним нажатием кнопки получите управленческие отчеты, соответствующие вашим требованиям. Вы сможете задать те самые «неудобные» вопросы. Наша цель — показать реальный инструмент, который снимет головную боль у ваших менеджеров, мастеров и учетчиков.

Просто оставьте заявку в форме ниже. Давайте сделаем первый шаг к тому, чтобы ваш автопарк начал работать как часы, а вы наконец закрыли вкладку с Excel.

jSolutions Автотранспорт 3
jSolutions Автотранспорт 3

Международные рейсы: как не «поплыть» в валютах и инвойсах

Если ваш транспорт пересекает границу, головная боль автоматически умножается на количество валют в отчете. Мы знаем, как это бывает: договоры в евро, счета в гривнах, а инвойсы приходят «на вчера», и всё это нужно как-то свести в единую картину. Чтобы вы не тратили жизнь на калькулятор и бесконечную сверку курсов, в модуле «Автотранспорт» мы реализовали полноценный учет договорных документов в валюте. Система четко разделяет счета и инвойсы, автоматически учитывает курсовые разницы и «объединяет» их с вашей управленческой отчетностью. Вы видите реальные цифры, а не примерные расчеты «плюс-минус трамвайная остановка».
Отдельная история — валютные карт-счета водителей. Когда машина в Европе, расходы сыплются со всех сторон: заправки на сетевых АЗС, оплата платных автострад (виньетки, Tally и прочее), покупка запчастей за наличные или непредвиденные дорожные расходы. Вместо того, чтобы неделю разбирать стопку помятых чеков после возвращения водителя из рейса, вы ведете учет в реальном времени. Система позволяет зафиксировать все дополнительные расходы за рубежом, поэтому вы можете рассчитать реальную себестоимость рейса еще до того, как фура разгрузится в Украине. Никаких сюрпризов в конце месяца.
И, пожалуй, «самая любимая» часть каждого бухгалтера — начисление зарплаты водителям-международникам. Математика здесь — это отдельный вид искусства: дневная ставка, тариф за километраж, бонусы за экономию топлива, и всё это часто привязано к валюте. Мы автоматизировали этот процесс до пары кликов. jSolutions сам рассчитывает выплаты согласно вашей тарификации за километраж и суточным ставкам, учитывает выданные авансы и переводит всё это в прозрачные отчеты. Водитель доволен честным и понятным расчетом, а вы — тем, что потратили на это две минуты вместо двух дней. Это и есть контроль, который позволяет масштабировать бизнес, а не просто «выживать» в операционке.
Завантажити буклетТестовий доступ


Заказать звонок