Система управления автотранспортом
Учет автотранспорта
Модуль jSolutions позволяет вести учет автотранспорта, осуществлять управление автотранспортным предприятием (АТП), компанией и подразделением с использованием облачных технологий. Такие организации и компании имеют в управлении парк разнообразной техники, легковых и грузовых автомобилей, служебного и спецтранспорта, автобусов, машин, механизмов специального назначения. В зависимости от типа компании, характер использования транспортных единиц может сильно различаться. Для дистрибьюторской компании автотранспорт используется для своевременной доставки товаров по маршрутам. Станция скорой медицинской помощи обеспечивает оперативное прибытие бригады и при необходимости транспортировку в медучреждения. Строительная компания соединяет функции грузоперевозчика и услуг спец техники на объектах строительства. Примеров еще можно привести множество. Но всех их объединяют типичные бизнес-процессы характерные практически для всех.
Оптимизируйте затраты
Прежде чем выехать на маршрут транспортное средство должно находится в исправном техническом состоянии, водитель(экипаж) должны пройти осмотр врача, в наличии должен быть путевой лист, действующий страховой полис, маршрут движения. Немаловажно где и каким топливом будет заправлено транспортное средство, когда сделано плановое ТО, соответствуют ли автошины сезону эксплуатации, в каких условиях работают машины и механизмы, какую норму списания топлива применить к каждой из них? Решение jSolutions позволяет получить представление о рентабельности предприятия, автоматизировать составление графиков ТО, снизить уровень злоупотреблений со стороны персонала, получать отчеты и содержательную аналитику, вести амортизацию и износ, вести учет автомобиля в разрезе:
- ГСМ и путевых листов;
- маршрутов;
- запчастей;
- аккумуляторов;
- шин;
- ремонтов;
- местоположения при помощи GPS;
- доходов и расходов.
Кому и для чего полезна система?
Модуль, несмотря на то, что предназначен решать узко специализированные задачи ориентирован на достаточно широкий круг пользователей. Это и руководитель или владелец компании, руководитель транспортного подразделения, главный инженер, логисты, специалисты по закупкам, бухгалтера ведущие учет по транспорту, менеджеры обрабатывающие заказы. Интеграция с другими модулями системы, в т.ч. программа складского учета автозапчастей, бухгалтерия, зарплата, консолидация, существенно расширяют возможности и сферу применения модуля. Функциональные возможности решения охватывают:
- Учет заказов на транспортное обслуживание и аренда;
- Учет заказов на перевозку с калькуляцией себестоимости и расчетом рентабельности перевозки грузов;
- Упрощенное или детальное планирование маршрутов;
- Формирование единого путевого листа (ПЛ) на автомобиль с прицепом и возможностью ведения независимого учета пробега прицепа;
- Оформление, обработка путевых листов и международных путевых листов (Форма №1), для грузового и легкового автомобилей (Форма №2, №3);
- Расчет нормативного/фактического расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов;
- Поправочные коэффициенты для расчета топлива исходя из температуры окружающей среды, маршрута передвижения (трасса/город), загруженности автомобиля (перевозка груза), режима эксплуатации;
- Интеграция с погодным сервисом для получения актуальной информации по маршруту движения и применения соответствующих поправочных температурных коэффициентов;
- Авансовые отчеты по данным о заправках ГСМ путевого листа и по расходам, связанных с командировкой в разрезе валют и стран, через которые проходят маршруты;
- Расчет выработки в путевых листах с дальнейшей обработкой информации (по параметрам пробега, тоннажа, грузооборота, простоев, времени в пути);
- Учет планового технического обслуживания и графиков ТО;
- Калькуляция цены ремонтных работ. Планирование ТО с контролем по сроку и пробегу. Заказы на ремонт, создание ремонтного листа и акта выполненных работ;
- График замены аккумуляторов;
- Учет автомобильных шин по сезону, нагрузке (грузовой, легковой) пробегу и нормативному износу;
- Учет проведения ремонтов;
- Загрузка данных из внешних источников (E100, UTA) по детализации заправок ГСМ, оплаты дорог и других услуг;
- Учет горючего приобретенного (за нал./безналичные, по талонам, отпущенного со склада или полученного у третьего лица);
- Учет оказанных услуг и выполненных работ по заказчикам;
- Учет страховых полисов;
- Получение автоматических уведомлений об окончании срока действия страховых полисов (ОСАГО, КАСКО) и разрешительных документов.
- Учет ДТП с фиксацией всех участников, справок, страховых выплат.
- Экспорт данных с ПЛ по расходам топлива и дополнительным расходам в бухучете в разрезе валют, стран и видов услуг;
- Формирование счетов, актов для заказчиков на основании заказов на перевозки;
- Расчет заработной платы водителей по данным ПЛ с учетом побега, времени пребывания за границей или в Украине;
- Гибкий алгоритм расчета суточных, командировочных и доплат за перевозку опасных грузов по данным ПЛ.
Рабочее место диспетчера и заправщика
Для решения оперативных задач работы транспортных подразделений предприятий и компаний в системе реализованы функции позволяющие поставить на поток обработку и фиксацию целого ряда параметров, являющихся ключевыми для оперативного учета. При наличии собственной заправочной станции, сотрудник АЗС обеспечивает фиксацию и запись данных в электронном путевом листе системы по количеству и виду топлива, после заправки автомобиля. Диспетчер - фиксирует показания одометра перед выездом на маршрут и по возвращении с маршрута, а также проводит фиксацию остатка топлива (в т.ч. по топливным датчикам). Фиксация этих показателей в системе существенно расширяет возможности анализа данных, повышения рентабельности и снижения злоупотреблений.
Отчеты и аналитика
Анализ деятельности компании всегда сопряжен с формированием целого ряда отчетов и сводок. На основании первичной отчетности удобно консолидировать информацию и формировать управленческие показатели. Так и в программе jSolutions для автотранспорта, используя графический редактор, можно построить целый ряд отчетов, в том числе:
- Ведомость транспортных услуг;
- Реестр движения путевых листов;
- Путевой лист;
- Ведомость затрат топлива;
- Контроль путевых листов;
- Отчет о работе автотранспорта;
- Эксплуатация транспортного средства;
- Учет аккумуляторов;
- Учет автопокрышек;
- Планирование ТО;
- Сводная ведомость по материалам;
- Таблица потребности в запчастях для ремонта.
Выбрав для бизнеса эффективное отраслевое интернет решение с широкими функциональными возможностями jSolutions, которое позволяет не только комплексно управлять автопарком, но и вести gps трекинг транспорта, Вы получаете не только надёжного партнёра в Украине, но и эффективный инструмент автоматизации бизнес-процессов организации.
