+38 (044) 564-77-33, +38 (095) 617-41-15

Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота на предприятии с облачной системой jSolutions

jSolutions Документооборот 1

Программа для электронного документооборота позволяет предприятию, компании, фирме или подразделению упростить работу с документами и уменьшить объемы потрачено времени на их упорядочивание. С помощью системы вы сможете систематизировать информацию по разным типам документов, сократить время на поиск нужных данных, благодаря удобной функции отбора по заданным параметрам. Ведите документацию в единой базе, разграничивайте доступ к ней с помощью настройки соответствующих прав доступа для сотрудников. Компьютеризация работы с документами не только делает работу более быстрой, но и повышает эффективность бизнес-процессов компании.

 
Основные функции системы автоматизации делопроизводства:
  • управление входящими/исходящими документами;
  • подготовка и ведение приказов;
  • контроль согласования;
  • управление обращениями;
  • формирование отчетов.

Управление входящими документами включает:

  • регистрация и учет поступающих в компанию документов;
  • присваивание номера;
  • регистрация данных об отправителе;
  • регистрация даты, темы и содержания;
  • контроль взаимосвязей;
  • учет всех согласований и ведения переписки;
  • контроль за утверждением документа и его исполнения.

Управление исходящими документами включает:

  • учет всех исходящих документов;
  • регистрация даты, темы и содержания;
  • контроль взаимосвязи между входящими и исходящими;
  • регистрация данных о получателе документов и резолюции по ним;
Работа с документами возможна не только внутри организации, ведь вы можете подавать отчеты в контролирующие органы с возможностью накладывать электронную цифровую подпись (ЭЦП). Модуль для документооборота системы jSolutions также интегрирована с системой электронного взаимодействия (СЭВ)
Solutions Документооборот 2

Учет приказов и управление обращениями

В системе есть возможность создания и учета приказов по предприятию. Печать приказов осуществляется по заранее настроенным шаблонам, как стандартным (прием на работу, увольнение, создание новой должности, перевод, отпуск и т.п.), так и индивидуально разработанным под задачи конкретно вашей фирмы. Все входящие (почтовые, электронные) обращения фиксируются в системе, с возможностью отслеживания переписки по обращению, фиксации данных отправителя и решения по каждому отдельному обращению.

 

Безопасность хранения данных

Работая с модулем для автоматизации документооборота вы можете не беспокоится о безопасности хранения данных, ведь все потоки информации от сервера и обратно шифруются. Кроме того устанавливая уровни доступа пользователей к информации в системе, вы уменьшаете риск злоупотреблений со стороны персонала. Также вы всегда можете хранить в системе скан-копии оригиналов документов и воспользоваться ими в случаи утери оригинала.

Интеграция с различными сервисами для печати

Модуль jSolutions для документооборота работает с различным программным обеспечением для печати. Используя бесплатные текстовые и табличные редакторы Open office, Libre office, клиент минимизирует затраты на использование информационных технологий.

Автоматизация документооборота это отличный инструмент управления, ведь все внутренние, входящие/исходящие документы всегда будут в полном порядке. Вы всегда можете сформировать отчеты об исполнении, количестве полученных документов за период, количестве документов, которые нужно списать в архив и других отчетов, которые настраиваются под требования клиента, с онлайн доступом по всей Украине. Решение jSolutions будет полезно как малому бизнесу так и крупным компаниям и корпорациям, которые имеют в своей структуре большое количество подразделений и филиалов.

 
Тестовий доступ