Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота на предприятии с облачной системой jSolutions
Программа для электронного документооборота позволяет предприятию, компании, фирме или подразделению упростить работу с документами и уменьшить объемы потрачено времени на их упорядочивание. С помощью системы вы сможете систематизировать информацию по разным типам документов, сократить время на поиск нужных данных, благодаря удобной функции отбора по заданным параметрам. Ведите документацию в единой базе, разграничивайте доступ к ней с помощью настройки соответствующих прав доступа для сотрудников. Компьютеризация работы с документами не только делает работу более быстрой, но и повышает эффективность бизнес-процессов компании.
- управление входящими/исходящими документами;
- подготовка и ведение приказов;
- контроль согласования;
- управление обращениями;
- формирование отчетов.
Управление входящими документами включает:
- регистрация и учет поступающих в компанию документов;
- присваивание номера;
- регистрация данных об отправителе;
- регистрация даты, темы и содержания;
- контроль взаимосвязей;
- учет всех согласований и ведения переписки;
- контроль за утверждением документа и его исполнения.
Управление исходящими документами включает:
- учет всех исходящих документов;
- регистрация даты, темы и содержания;
- контроль взаимосвязи между входящими и исходящими;
- регистрация данных о получателе документов и резолюции по ним;
Учет приказов и управление обращениями
В системе есть возможность создания и учета приказов по предприятию. Печать приказов осуществляется по заранее настроенным шаблонам, как стандартным (прием на работу, увольнение, создание новой должности, перевод, отпуск и т.п.), так и индивидуально разработанным под задачи конкретно вашей фирмы. Все входящие (почтовые, электронные) обращения фиксируются в системе, с возможностью отслеживания переписки по обращению, фиксации данных отправителя и решения по каждому отдельному обращению.
Безопасность хранения данных
Работая с модулем для автоматизации документооборота вы можете не беспокоится о безопасности хранения данных, ведь все потоки информации от сервера и обратно шифруются. Кроме того устанавливая уровни доступа пользователей к информации в системе, вы уменьшаете риск злоупотреблений со стороны персонала. Также вы всегда можете хранить в системе скан-копии оригиналов документов и воспользоваться ими в случаи утери оригинала.
Интеграция с различными сервисами для печати
Модуль jSolutions для документооборота работает с различным программным обеспечением для печати. Используя бесплатные текстовые и табличные редакторы Open office, Libre office, клиент минимизирует затраты на использование информационных технологий.
Автоматизация документооборота это отличный инструмент управления, ведь все внутренние, входящие/исходящие документы всегда будут в полном порядке. Вы всегда можете сформировать отчеты об исполнении, количестве полученных документов за период, количестве документов, которые нужно списать в архив и других отчетов, которые настраиваются под требования клиента, с онлайн доступом по всей Украине. Решение jSolutions будет полезно как малому бизнесу так и крупным компаниям и корпорациям, которые имеют в своей структуре большое количество подразделений и филиалов.