+38 (044) 564-77-33, +38 (095) 617-41-15, +38 (066) 986-85-23, +38 (073) 218-42-21

Система управління автотранспортом

Підвищуйте рентабельність і ефективність використання вашого автопарку
jSolutions Автотранспорт 1

Облік автотранспорту

Модуль jSolutions дозволяє вести облік автотранспорту, здійснювати керування автотранспортним підприємством (АТП), компанією і підрозділом з використанням хмарних технологій. Такі організації і компанії мають в управлінні парк різноманітної техніки, легкових і вантажних автомобілів, службового і спецтранспорту, автобусів, машин, механізмів спеціального призначення. Залежно від типу компанії, характер використання транспортних одиниць може сильно відрізнятися. Для дистриб'юторської компанії автотранспорт використовується для своєчасної доставки товарів по маршрутах. Станція швидкої медичної допомоги забезпечує оперативне прибуття бригади і при необхідності транспортування в медустанови. Будівельна компанія з'єднує функції вантажоперевізника та послуг спецтехніки на об'єктах будівництва. Прикладів ще можна привести безліч. Але всіх їх об'єднують типові бізнес-процеси характерні практично для всіх.

Оптимізуйте витрати

Перш ніж виїхати на маршрут транспортний засіб повинен знаходиться в справному технічному стані, водій (екіпаж) повинні пройти огляд лікаря, в наявності має бути подорожній лист, діючий страховий поліс, маршрут руху. Важливо, де і яким паливом буде заправлений транспортний засіб, коли проведене планове ТО, чи відповідають автошини сезону експлуатації, в яких умовах працюють машини і механізми, яку норму списання пального застосувати до кожної з них? Рішення jSolutions дозволяє отримати уявлення про рентабельність підприємства, автоматизувати складання графіків ТО, знизити рівень зловживань з боку персоналу, одержувати звіти і змістовну аналітику, вести амортизацію і знос, вести облік автомобіля в розрізі:

  • ПММ
    Облік палива та ПММ дозволяє використовувати в модулі "Автотранспорт" різні норми витрат палива на кожен автомобіль в різних умовах експлуатації. Наприклад, гірська місцевість, робота з вантажем, рух без вантажа тощо.
  • Подорожніх листів
    Формування подорожніх листів в системі дозволяє легко і швидко фіксувати базові параметри для виїзду автомобіля на маршрут або завдання до пунктів призначення. В Системі фіксується пробіг на початку маршруту, кількість палива в паливному баку, а після повернення- реєструється пробіг та залишок палива. Так само фіксується маршрут руху, водії або екіпажі, які здійснюють рейс, час виїзду та повернення тощо. Згідно внесених параметрів подорожній лист можна друкувати як одразу після внесення даних, так і друкувати коригуючий після повернення.
  • Маршрутів
    Маршрути в системі дозволяють накопичувати перелік населених пунктів, типових пунктів призначення та зберігати типові (базові) маршрути для полегшення та прискорення роботи логіста.
  • Запчастин
    Облік запчастин, що встановлюються на автомобіль, здійснюється в кількісних та цінових параметрах у прив'язці до автомобілів, на які вони встановлюються. Для комплексного ведення запасів система інтегрована з модулем Склад.
  • Акумуляторів
    Облік акумуляторів здійснюється у відповідності до автомобілів, на які вони встановлені або обліковуються на зберіганні. Параметри картотеки акумуляторів дозволяють коректно фіксувати експлуатаційні терміни використання та періоди планової заміни.
  • Шин
    Картотека шин ведеться в розрізі сезонності шин (зимові, літні, всесезонні), розмірів, формування комплектів шин (2/4/6/8 тощо), дати виготовлення, дати взяття на облік, термінів експлуатації та ресурсу експлуатації по пробігу. В модулі "Автотранспорт" контролюється пробіг шин у прив'язці до автомобіля, на якому вони встановлені. Або контролюється термін придатності, якщо шини знаходяться на зберіганні.
  • Ремонтів
    Облік ремонтів здійснюється в декілька способів. Можлива фіксація ремонтів і робіт, виконаних на власній СТО. А можлива фіксація ремонтів і робіт, виконаних на сервісних станціях на підставі актів виконаних робіт. Дані по ремонтам та сервісам фіксуються у прив'язці до кожного автомобіля.
  • Доходів і витрат
    Облік доходів і витрат в розрізі рейсів, автомобілів та водіїв. Додаткових витрат за подорожніми листами. Витрат на технічне утримання автомобілів. Доходів отриманих від замовлень. Консолідація показників за доходами та витратами через формування управлінської звітності.
 
 
jSolutions Автотранспорт 3
jSolutions Автотранспорт 3

GPS моніторинг та інтеграція з обладнанням.
Місця розташування за допомогою GPS

Розвиток електроніки робить можливим її ефективне застосування в автоматизації, обліку автотранспорту, управлінні АТП і транспортним підприємством. Перелік обладнання досить широкий, питання не тільки в інвестиціях в його придбання і установку, а й в отриманні економічного ефекту протягом розрахункового періоду. Так, забезпечивши рухомий склад відеореєстраторами можна істотно заощадити на юридичних послугах, судових витратах, ремонтах і матеріальної відповідальності в разі виникнення ДТП. Використання різних температурних датчиків знизить втрати від можливого псування вантажів, що перевозяться. Паливні датчики виключать «злив» палива. Система jSolutions для управління і обліку автотранспорту забезпечує також інтеграцію з камерами спостереження в тандемі з автоматичними шлагбаумами і воротами. Розпізнавання автомобіля відбувається за номерним знаком, система порівнює його з базою фіксованого набору і в разі збігу відкриває шлагбаум на в'їзд або виїзд. Для підвищення безпеки, на екрані охоронця або диспетчера, в момент зчитування, з'являється інформація з бази зареєстрованих авто (фото автомобіля, модель, колір, марка), які дозволяють зробити зіставлення з тим автомобілем, який в'їжджає/виїжджає. Крім цього система jSolutions інтегрується з GPS системами, показуючи маршрут водія і транспортного засобу на карті. При цьому не важко побачити часовий графік швидкості автомобіля на маршруті, пробіг, відхилення від маршруту, перевищення часу зупинки, тим самим нівелюючи можливі зловживання водіїв транспортних засобів.
 

Кому і для чого корисна система?

Модуль, незважаючи на те, що призначений вирішувати вузько спеціалізовані завдання орієнтований на досить широке коло користувачів. Це і керівник або власник компанії, керівник транспортного підрозділу, головний інженер, логісти, фахівці із закупівель, бухгалтери, які ведуть облік по транспорту, менеджери, що обробляють замовлення. Інтеграція з іншими модулями системи, в т.ч. програма складського обліку автозапчастин, бухгалтерія, зарплата, консолідація, істотно розширюють можливості і сферу застосування модуля. Функціональні можливості рішення охоплюють:

  • Облік замовлень на транспортне обслуговування та оренду;
  • Облік замовлень на перевезення з калькуляцією собівартості та розрахунком рентабельності перевезення вантажів;
  • Спрощене або детальне планування маршрутів;
  • Формування єдиного подорожнього листа (ПЛ) на автомобіль з причепом з можливістю ведення незалежного обліку пробігу причепа;
  • Оформлення, обробка подорожніх листів і міжнародних дорожніх листів (Форма №1), для вантажного та легкового автомобілів (Форма №2, №3);
  • Розрахунок нормативних/фактичних витрат палива для автомобілів з необмеженою кількістю устаткування і причепів;
  • Поправочні коефіцієнти для розрахунку палива виходячи з температури навколишнього середовища, маршруту пересування (траса/місто/гори), завантаженості автомобіля (маси перевезення вантажу), режиму експлуатації;
  • Інтеграція з погодним сервісом для отримання актуальної інформації по маршруту руху і застосування відповідних поправочних температурних коефіцієнтів;
  • Авансові звіти за даними по заправках ПММ з подорожнього листа та за витратами, пов'язаних з відрядженням в розрізі валют та країн, через які проходять маршрути.
  • Розрахунок виробітку за дорожніми листами з подальшою обробкою інформації (за параметрами пробігу, тоннажу, вантажообігу, простоїв, часу в дорозі);
  • Облік планового технічного обслуговування і графіків ТО;
  • Калькуляція ціни ремонтних робіт. Планування ТО з контролем за терміном і пробігом. Замовлення на ремонт, створення ремонтного листа та акту виконаних робіт;
  • Графік заміни акумуляторів;
  • Облік автомобільних шин по сезону, навантаженню (вантажний, легковий) пробігу і нормативному зносу;
  • Облік проведення ремонтів;
  • Завантаження даних із зовнішніх джерел (E100, UTA) по деталізації заправок ПММ, оплати доріг та інших послуг;
  • Облік придбаного пального (Готівкові/Безготівкові, за талонами, відпущеного зі складу або отриманого у третьої особи);
  • Облік наданих послуг і виконаних робіт по замовниках;
  • Облік страхових полісів;
  • Отримання автоматичних повідомлень про закінчення терміну дії страхових полісів (ОСАГО, КАСКО) і дозвільних документів;.
  • Облік ДТП з фіксацією всіх учасників, довідок, страхових виплат.
  • Експорт данних з ПЛ по витратам палива та додатковим витратам в бухоблік в розрізі валют, країн та видів послуг;
  • Формування рахунків, актів для замовників на підставі замовлень на перевезення;
  • Розрахунок заробітної плати водіїв за даними ПЛ з урахуванням побігу, часу перебування за кордоном чи в Україні;
  • Гнучкий алгоритм розрахунку добових, відрядних та доплат за перевезення небезпечних вантажів за даними ПЛ.
jSolutions Автотранспорт 2

Робоче місце диспетчера і заправника

Для вирішення оперативних завдань роботи транспортних підрозділів підприємств і компаній в системі реалізовані функції, що дозволяють поставити на потік обробку і фіксацію цілий ряд параметрів, які є ключовими для оперативного обліку. При наявності власної заправної станції (АЗС), співробітник АЗС забезпечує фіксацію і запис даних в електронному подорожньому листі системи за кількістю і видом палива, після заправки автомобіля. Диспетчер - фіксує показання одометра перед виїздом на маршрут і після повернення з маршруту, а також проводить фіксацію залишку палива (в т.ч. за паливним датчиком). Фіксація цих показників в системі істотно розширює можливості аналізу даних, підвищення рентабельності та зниження зловживань.

Звіти та аналітика

Аналіз діяльності компанії завжди пов'язаний з формуванням цілого ряду звітів і зведень. На підставі первинної звітності зручно консолідувати інформацію і формувати управлінські показники. Так і в програмі jSolutions для автотранспорту, використовуючи графічний редактор, можна побудувати цілий ряд звітів, в тому числі:

  • Відомість транспортних послуг;
  • Реєстр руху подорожніх листів;
  • Подорожній лист;
  • Відомість витрат палива;
  • Контроль подорожніх листів;
  • Звіт про роботу автотранспорту;
  • Експлуатація транспортного засобу;
  • Облік акумуляторів;
  • Облік шин;
  • Планування ТО;
  • Зведена відомість за матеріалами;
  • Таблиця потреби в запчастинах для ремонту.
 
 

Обравши для бізнесу ефективне галузеве інтернет рішення з широкими функціональними можливостями jSolutions, яке дозволяє не тільки комплексно управляти автопарком, але і вести gps трекінг транспорту, ви отримуєте не тільки надійного партнера в Україні, а й ефективний інструмент автоматизації бізнес-процесів організації.

Завантажити буклетТестовий доступ

Про «Excel-терапію» та остаточне прощання з ворожим софтом

Давайте будемо чесними: Excel-таблиці — це геніальний винахід, але вони не створені для управління автопарком. Коли у вас п'ять машин, це ще працює. Коли п’ятдесят — ваш робочий день перетворюється на нескінченну гру в «знайди, де злетіла формула». Один випадковий пробіл у клітинці, одна видалена строка — і ось уже ваш звіт показує, що фура споживає палива менше, ніж мопед, а витрати на запчастини перевищують вартість самого авто. Це не робота, це постійне гасіння пожеж, де головний інструмент — ваша інтуїція, а не цифри.

Окреме питання — це ворожий софт. Ми всі розуміємо ситуацію: це не просто незручно, це токсично. Використовувати софт країни-агресора сьогодні — це не тільки питання етики, а й величезний технічний ризик . Відсутність оновлень під українське законодавство, проблеми з безпекою даних та постійне очікування, що завтра програма просто не завантажиться.

Перехід на jSolutions — це не «чергова революція», про яку кричать маркетологи. Це банальна гігієна вашого бізнесу. Ми пропонуємо шлях, де дані вводяться один раз, зберігаються надійно, а ви нарешті перестаєте бути «заручником таблиць». Це перехід від хаосу до керованого процесу , де кожна цифра має своє місце, а не “висить у повітрі”.

 
jSolutions Управління автотранспортом 2

Управлінський облік проти бухгалтерського: побачте реальні гроші

Більшість програмних рішень на ринку заточені під бухгалтерію або під GPS-трекінг: щоб податкова була задоволена, звіти здані, а дебет з кредитом зійшовся. Але чи дає це вам відповідь на питання: «Скільки я реально заробив на цьому конкретному рейсі?». Зазвичай ні. Бухгалтерський облік дивиться в минуле, а управлінський облік у jSolutions — це ваш інструмент для прийняття рішень тут і зараз.

Ми створили систему, де функціонал адаптований під реалії перевезень. Ви бачите рентабельність кожного авто, враховуючи не тільки паливо, а й амортизацію, зарплати водіїв, добові та неочевидні витрати. Це дозволяє припинити роботу з неприбутковими напрямками, які раніше «маскувалися» загальним валовим доходом. Ви отримуєте не сухі цифри, а чітку картину того, куди йдуть ресурси.

Головна фішка — це повна інтеграція з модулями jSolutions. Вам не потрібно купувати окремий софт для складу, окремий для кадрів і ще якийсь для CRM. Все працює в єдиній екосистемі. Коли менеджер закриває рейс, дані потрапляють у фінансовий звіт, списується паливо і нараховується знос шин. Жодних подвійних перекладань папірців з одного столу на інший. Це і є та сама автоматизація бізнес-процесів , яка звільняє час для розвитку компанії, а не для перевірки чужих помилок.

Склад, сервіс та паливо: як припинити гру в «вірю — не вірю»

Для майстрів з ремонту та менеджерів з експлуатації jSolutions стає «цифровим помічником», який нічого не забуває. Скільки разів траплялося, що машина стає на ремонт, а потрібної запчастини на складі немає, хоча «хтось казав, що була»? Або коли водій приїжджає на ТО на тиждень пізніше, бо «забув подивитися на одометр»? Наша система автоматично відстежує пробіги та мотогодини , заздалегідь нагадуючи про сервіс. Ви бачите історію кожної гайки, кожного встановленого агрегату. Це запобігає виникненню ситуації з «лівими» запчастинами або необґрунтованими списаннями.

З паливом ще цікавіше. Бухгалтер з обліку палива зазвичай проводить половину життя, звіряючи чеки з АЗС, дані з подорожніх листів з GPS. jSolutions автоматизує цей процес. Система підтягує дані, порівнює фактичне споживання з нормативним і миттєво підсвічує аномалії. Якщо десь стався несанкціонований злив або водій раптом почав палити на 5 літрів більше — ви дізнаєтесь про це першими.

Це створює атмосферу здорової прозорості. Коли персонал знає, що кожен літр і кожна деталь під контролем системи, бажання «оптимізувати» витрати на власну користь зникає само собою. Ви отримуєте контроль над залишками на складі в реальному часі та чітку звітність, яка не потребує додаткових перевірок. Це спокій, який вартує набагато більше, ніж будь-який софт.

 
jSolutions Управління автотранспортом 2

Від слів до справи: чому варто натиснути кнопку вже зараз

Ми могли б написати ще десять сторінок про те, які ми класні, але знаємо, що ви люди діла. Найкращий спосіб зрозуміти, чи підходить вам система — це побачити її «під капотом». Ми не пропонуємо вам «кота в мішку» або складні презентації на 4 години з нескінченними слайдами. Ми пропонуємо живий діалог.

Під час персональної презентації ми пройдемося саме по вашим болям. Покажемо, як у вашому випадку виглядатиме облік рейсів, як працюватиме склад і як ви натисканням однієї кнопки отримаєте управлінські звіти, що відповідатимуть вашим вимогам. Ви зможете задати ті самі «незручні» питання. Наша мета — показати реальний інструмент, який зніме головний біль у ваших менеджерів, майстрів та обліковців.Просто залиште заявку у формі нижче. Давайте зробимо перший крок до того, щоб ваш автопарк почав працювати як годинник, а ви, нарешті, закрили вкладку з Excel.

jSolutions Автотранспорт 3
jSolutions Автотранспорт 3

Міжнародні рейси: як не «попливти» у валютах та інвойсах

Якщо ваш транспорт перетинає кордон, головний біль автоматично множиться на кількість валют у звіті. Ми знаємо, як це буває: договори в євро, рахунки в гривнях, а інвойси взагалі приходять «на вчора». Щоб ви не витрачали життя на калькулятор та звірку курсів НБУ, у модулі «Автотранспорт» ми реалізували повноцінний облік договірних документів у валюті . Система структуровано поділяє рахунки, інвойси, і як їх правильно «подружити» з вашою управлінською звітністю.
Окрема історія — це валютні карт-рахунки водіїв. Коли машина в Європі, витрати сипляться звідусіль: заправки на мережевих АЗС, оплата автострад, купівля якоїсь лампочки за готівку або терміновий дрібний ремонт. Замість того, щоб тиждень розбирати купу зім’ятих чеків після повернення водія, ви ведете облік у реальному часі. Система дозволяє зафіксувати всі додаткові витрати за кордоном , тож ви в змозі розрахувати реальну собівартість рейсу ще до того, як фура розвантажиться в Україні.
І, мабуть, «найулюбленіша» частина кожного бухгалтера — нарахування зарплати водіям-міжнародникам. Математика там зазвичай складна: денна ставка, тариф за кілометраж, бонуси за економію палива — і все це часто прив'язано до валюти. Ми автоматизували цей процес. jSolutions сам розраховує виплати згідно з вашою тарифікацією за кілометраж, враховує добові та переводить це в зрозумілі звіти. Водій задоволений прозорим розрахунком, а ви — тим, що витратили на це дві хвилини замість двох годин.
Завантажити буклетТестовий доступ


Замовити дзвiнок