+38 (044) 564-77-33, +38 (095) 617-41-15

Автоматизація документообігу

Автоматизація документообігу на підприємстві з хмарної системою jSolutions

jSolutions Документооборот 1

Програма для електронного документообігу дозволяє підприємству, компанії, фірмі або підрозділу спростити роботу з документами і зменшити обсяги витрачено часу на їх упорядкування. За допомогою системи ви зможете систематизувати інформацію по різним типам документів, скоротити час на пошук потрібних даних, завдяки зручній функції відбору по заданих параметрах. Ведіть документацію в єдиній базі, розмежовуйте доступ до неї за допомогою настройки відповідних прав доступу для співробітників. Комп'ютеризація роботи з документами не тільки робить роботу більш швидкою, але і підвищує ефективність бізнес-процесів компанії.

 
Основні функції системи автоматизації діловодства:
  • управління вхідними/вихідними документами;
  • підготовка та ведення наказів;
  • контроль узгодження;
  • управління зверненнями;
  • формування звітів.
Управління вхідними документами включає:
  • реєстрація та облік вхідних в компанію документів;
  • присвоювання номера;
  • реєстрація даних про відправника;
  • реєстрація дати, теми і змісту;
  • контроль взаємозв'язків;
  • облік всіх погоджень і ведення листування;
  • контроль затвердження документа і його виконання.
Управління вихідними документами включає:
  • облік всіх вихідних документів;
  • реєстрація дати, теми і змісту;
  • контроль взаємозв'язку між вхідними та вихідними документами;
  • реєстрація даних про одержувача документів і резолюції по ним;
Робота з документами можлива не тільки всередині організації, адже ви можете подавати звіти до контролюючих органів з можливістю накладати електронний цифровий підпис (ЕЦП). Модуль для документообігу системи jSolutions також інтегрований з системою електронної взаємодії (СЕВ).
Solutions Документооборот 2
Облік наказів і управління зверненнями

В системі є можливість створення і обліку наказів по підприємству. Друк наказів здійснюється за заздалегідь налаштованими шаблонами, як стандартним (прийом на роботу, звільнення, створення нової посади, переведення, відпустка тощо), так і за індивідуально розробленими враховуючи завдання конкретно вашої фірми. Усі вхідні (поштові, електронні) звернення фіксуються в системі, з можливістю відстеження листування по зверненню, фіксації даних відправника і рішення по кожному окремому зверненню.

 

Безпека зберігання даних

Працюючи з модулем для автоматизації документообігу ви можете не турбується про безпеку зберігання даних, адже все потоки інформації від сервера і назад шифруються. Крім того, встановлюючи рівні доступу користувачів до інформації в системі, ви зменшуєте ризик зловживань з боку персоналу. Також ви завжди можете зберігати в системі скан-копії оригіналів документів і скористатися ними у випадки втрати оригіналу.

Інтеграція з різними сервісами для друку

Модуль jSolutions для документообігу працює з різним програмним забезпеченням для друку. Використовуючи безкоштовні текстові і табличні редактори Open office, Libre office, клієнт мінімізує витрати на використання інформаційних технологій.

Автоматизація документообігу - це відмінний інструмент управління, адже всі внутрішні, вхідні/вихідні документи завжди будуть в повному порядку. Ви завжди можете сформувати звіти: про виконання, кількості отриманих документів за період, кількості документів, які потрібно списати в архів та інші, які налаштовуються під вимоги клієнта, з онлайн доступом по всій Україні. Рішення jSolutions буде корисно як малому бізнесу так і великим компаніям і корпораціям, які мають у своїй структурі велику кількість підрозділів і філій.

 
Тестовий доступ