Відмовляємось від використання паперових ТТН за допомогою системи автоматизації
Ще восени 2018 року Мінінфраструктури опублікувала проект наказу Міністерства інфраструктури України «Про затвердження Змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні». Зміни стосувались процедур підготовки документів учасниками транспортного процесу. Вони сприяють спрощенню виконання перевезень за рахунок переведення усієї інформації в електронний вигляд. Мінінфраструктури наказом від 03.06.2019 р. №413 (зареєстрований в Мін'юсті від 21.06.2019 р. за №649/33620) затвердило зміни до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні. Також у додатку 7 до правил подано нову редакцію форми ТТН.
Бухгалтеру не слід перейматись змінами до правил, адже форма ТТН не є обов'язковою, головне щоб вона містила усі необхідні дані, котрі прописані у правилах:
- назву;
- дату і місце формування документа;
- найменування (ПІБ) Перевізника або водія-експедитора, замовника, відправника та одержувача вантажу;
- найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж;
- автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер);
- пункти завантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб відправника вантажу, одержувача, водія-експедитора.
Електронна товарно-транспортна накладна (Е-ТТН) підписується за допомогою електронного підпису (ЕП) водія-експедитора, відповідальних осіб відправника та осіб відповідають за одержувача вантажу. Формування, відправка, передача, отримання, зберігання, обробка, використання, видалення е-ТТН здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги". У програмі для автоматизації бухгалтерського обліку можна налаштувати права доступу для користувачів щоб уникнути помилкового внесення інформації або видалення е-ТТН. Це дозволяє підприємству уникнути проблем та штрафів через вплив людського фактора.
Зверніть увагу, що при використанні е-ТТН, вам як вантажовідправнику обов'язково потрібно надати своєму водієві підписану копію е-ТТН у паперовому вигляді в одному примірнику. Це потрібно для того, щоб водій за потреби міг пред'явити паперову копію ТТН особам, які уповноважені здійснювати контроль на автомобільного транспорту та у сфері безпеки дорожнього руху.
Облік вантажу за допомогою е-ТТН
За допомогою Е-ТТН бухгалтер у програмі може вести облік ТМЦ на шляху їх транспортування, контролювати розрахунки з контрагентами за доставляння вантажу та проводити облік виконаних робіт. Е-ТТН є одним із документів, що може використовуватися для списання ТМЦ, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Усі ці операції зручно проводити у системі автоматизації складського та бухгалтерського обліку jSolutions.